Em grandes obras, é enorme o número de contratos em razão das diversas atividades realizadas.
Assim como é importante a escolha de um fornecedor ou parceiro de serviço que atenda a uma série de exigências e padrões de qualidades específicos, a gestão de contratos é essencial para assegurar o cumprimento dessas determinações.
No entanto, existem muitos problemas que podem acontecer e prejudicar o andamento da obra e até a entrega dos empreendimentos, como a ausência de especificações adequadas no contrato.
A seguir, apresentamos as melhores práticas para resolver os principais problemas encontrados no gerenciamento dos contratos em grandes obras. Boa leitura!
O que é a gestão de contratos?
Basicamente, a gestão contratual é uma tarefa necessária para assegurar que os serviços ou produtos especificados no contrato estão de acordo com o que foi determinado anteriormente. Ela é importante para acompanhar sua evolução e elaborar análises críticas sobre pontos específicos.
Quais são os principais problemas encontrados na gestão de contratos?
Deixar de acompanhar os contratos de perto pode ser prejudicial para a empresa, pois, algumas questões podem não ficar tão claras e causar algum tipo de transtorno durante a vigência do contrato. Confira alguns desses pontos a seguir.
Não especificar objeto do contrato
Um item que não pode faltar no documento é a especificação do objeto de maneira adequada. Basicamente, deve-se ter bem claro qual é a finalidade do contrato e a forma como ele será executado.
Não acompanhar a obra com eficiência
O acompanhamento da obra é essencial para analisar se o objeto do contrato está em perfeito funcionamento. Para isso, deve-se fiscalizar e conduzir cada etapa do processo de construção. Além disso, é preciso acompanhar a evolução do cronograma para garantir os prazos preestabelecidos.
Não controlar os aditivos contratuais
Toda e qualquer alteração contratual precisa ser devidamente documentada de acordo com a exigência do modelo do contrato. Isso porque, em alguns modelos, é possível apenas redigir uma ata, já em outros é preciso fazer um instrumento próprio.
Não acompanhar questões financeiras nos contratos
Esse é um problema grave, pois não acompanhar valores contratuais pode causar um grande prejuízo ao orçamento da obra. Por isso, é essencial conferir os valores com o setor financeiro.
Quais são as melhores práticas da gestão de contrato?
Para resolver todos os contratempos que podem surgir pela falta de gestão contratual, basta seguir algumas práticas para evitar ocorrências que possam prejudicar o andamento das obras.
Ter atenção às especificações contratuais
Cuidar da redação do contrato é o primeiro passo para evitar problemas futuros. É preciso que o documento seja claro e objetivo, o que significa incluir todas as informações necessárias para garantir o perfeito entendimento de todas as cláusulas.
É importante que o documento preveja os direitos e deveres de ambas as partes, pois isso pode evitar problemas futuros de má interpretação ou, até mesmo, a constatação de que informações importantes para a execução da obra não estão tão claras no documento.
Por exemplo, caso um investidor queira comprar apartamento na planta para investir em imóveis, deve observar se na especificação do contrato consta, de maneira clara, informações como o prazo de conclusão da obra e quais as consequências em caso de atraso. Dessa forma, terá resguardado seu investimento caso aconteça algum imprevisto.
Outro ponto essencial é sempre observar as especificações do contrato e compará-las com toda a discussão prévia durante a elaboração da minuta do documento. Vale lembrar que a minuta é muito importante e sempre deve sempre ser elaborada, pois a discussão prévia tem o objetivo de produzir um contrato que ofereça um bom desempenho.
Organizar os contratos e inspeções
A fiscalização da obra é uma atividade importante para garantir que o contrato está em conformidade com suas especificações, prazos e qualidade de execução. Ao fazer as inspeções, é importante observar, principalmente em contratos de prestação de serviços de mão de obra, se não há desvio de funções e, caso seja encontrada alguma irregularidade, corrigi-la.
É importante que o colaborador responsável pelas inspeções tenha conhecimento técnico específico sobre o que será avaliado na obra. Dessa forma, a fiscalização será feita de maneira adequada e com o parecer de acordo com as especificações do contrato.
Além da fiscalização, também é preciso pensar no local de armazenamento dos documentos para garantir o fácil acesso a eles em caso de necessidade. Outra questão importante na organização contratual é manter atualizadas as informações de contato, como e-mail e telefone, dos fornecedores ou prestadores responsáveis pelas questões contratuais.
Monitorar os contratos
Acompanhar os prazos dos documentos é outra boa prática que deve ser adotada para uma boa gestão contratual. Isso porque apesar de, muitas vezes, esse processo funcionar de maneira automática, é importante acompanhar as mudanças de perto, para se certificar, por exemplo, que o setor financeiro está ciente da renovação.
Essa assistência é importante porque há situações em que a renovação de contrato apresenta algum tipo de impacto financeiro na obra, como no caso em que há reajustes. Em função disso, esse acompanhamento ajuda a minimizá-lo.
Nessas situações, o ideal é que os documentos referentes às renovações ou prorrogações sejam enviados com um período de antecedência. Dessa forma, caso seja necessário efetuar alguma negociação de preço ou condições específicas, haverá tempo hábil para a discussão sem que o serviço seja prejudicado.
Utilizar tecnologia
Atualmente, a tecnologia é uma grande aliada em uma série de atividades e no gerenciamento de contratos não é diferente. Por isso, contar com o apoio tecnológico é uma forma de manter um controle eficiente sobre os documentos, acompanhar o prazo de renovação, bem como contar com uma série de funcionalidades que facilitam essa atividade.
Existem soluções no mercado que oferecem a gestão integrada de todos os setores da empresa, como custos, qualidade, suprimentos etc. O uso da tecnologia facilita o processo de gestão contratual.
Isso porque, ao manter as informações centralizadas em um único software, os colaboradores têm fácil acesso às informações necessárias ao acompanhamento do contrato, como verificar se as entregas são executas no prazo, conferir se os pagamentos foram realizados e muito mais.
Como vimos, a gestão de contratos é uma tarefa importante para empresas que já tenham processos e documentos estabelecidos possam garantir esse controle e a qualidade do serviço. Portanto, sigam as boas práticas apresentadas, como observar as especificações contratuais, fazer a monitoração com frequência e contar com o apoio da tecnologia.
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